Comment ça marche
Étape 1
Un seul lien pour tous vos voyageurs
Le lien appartient au bien, pas à un séjour, et il n’expire pas. Chaque voyageur du bien ouvre le même lien, choisit ses dates d’arrivée et de départ et remplit le formulaire. Casitana ajoute ensuite le formulaire à la réservation de ces dates.
Astuce : Pour un bien en Espagne, vous pouvez toujours envoyer le lien d’un seul séjour : voir Envoyez le lien d’enregistrement à votre voyageur.
Étape 2
Starter et au-delà
Le lien d’enregistrement fait partie de la formule Starter et au-delà. Avec Free, la carte affiche une courte note et Voir les plans à la place du lien. Pour changer de formule, voir Choisir une offre payante.
Créez le lien
Étape 3
Trouvez la carte
Ouvrez le bien. Pour un bien en Espagne, le lien se trouve dans la carte Configuration SES Hospedajes, sous Lien d'enregistrement des voyageurs. Pour un bien dans un autre pays, Lien d'enregistrement des voyageurs est une carte à part sur la page du bien.
Bon à savoir : Pas de carte ? Vérifiez que le pays du bien est renseigné : voir Nom, adresse et code d’accès.
Étape 4
Créez et copiez le lien
Cliquez sur Créer le lien. Le lien apparaît, avec Copier à côté. Ce lien reste le même pour chaque voyageur jusqu’à ce que vous le remplaciez.
Agrandir la captureÉtape 5
Créez un nouveau lien, ou désactivez-le
Nouveau lien remplace le lien : l’ancien cesse de fonctionner aussitôt, collez donc le nouveau partout où vous utilisiez l’ancien. Désactiver coupe le lien : les voyageurs qui l’ouvrent ne peuvent plus envoyer leurs données. Casitana vous demande de confirmer dans les deux cas, et vous pouvez créer un nouveau lien à tout moment.
Étape 6
Depuis la visite de bienvenue
Quand vous commencez, la visite de bienvenue vous propose cette étape juste après vos réservations, pour votre premier bien. Créez-y le lien et copiez le message, ou choisissez Je le ferai plus tard et revenez sur la page du bien quand vous le souhaitez.
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Collez-le une fois dans vos messages
La carte propose un message tout prêt pour chaque plateforme, dans la langue de votre voyageur, avec le lien déjà dedans.
Étape 7
Copiez le message tout prêt
Sous Message pour vos voyageurs, choisissez l’onglet de la plateforme (Airbnb, Booking.com ou Autre) et la Langue du voyageur : anglais, espagnol, néerlandais ou français. Cliquez sur Copier le message.
Agrandir la captureÉtape 8
Airbnb
Collez le message dans un message programmé de l’annonce, envoyé quelques jours avant l’arrivée.
Bon à savoir : Le fonctionnement des messages programmés dépend d’Airbnb : vérifiez-y que vos voyageurs le reçoivent.
Étape 9
Booking.com
Ajoutez le message aux messages automatiques que Booking.com envoie à vos voyageurs avant l’arrivée.
Bon à savoir : Booking.com peut vous demander d’approuver le lien une fois dans votre extranet avant que vos voyageurs le reçoivent.
Étape 10
Tout autre canal
L’onglet Autre propose un message pour tout le reste : votre e-mail de confirmation, WhatsApp ou les messages d’une autre plateforme.
Ce que remplissent vos voyageurs
Le formulaire derrière le lien dépend du pays du bien.
Étape 11
En Espagne : le formulaire SES Hospedajes
En Espagne, l’enregistrement des voyageurs est obligatoire (SES Hospedajes, décret royal 933/2021) : le lien ouvre donc le formulaire SES complet, avec un passeport ou une pièce d’identité pour chaque voyageur. Casitana ajoute les voyageurs à la réservation correspondante et les communique à SES Hospedajes.
Bon à savoir : Une réservation rattachée automatiquement est retenue jusqu’à 12 heures, et jamais au-delà de 24 heures avant l’arrivée, pour que vous puissiez cliquer sur Confirmer maintenant ou Pas mon voyageur avant qu’elle soit communiquée. Si l’arrivée a lieu dans moins de 24 heures, il n’y a pas de délai. Tout le volet espagnol se trouve dans Un lien pour tous les voyageurs d’un bien.
Étape 12
En France : la fiche de police
En France, chaque voyageur qui n’est pas de nationalité française remplit et signe une fiche de police. Avec le lien, le voyageur indique le nom de la réservation, les dates et une fiche pour chaque voyageur qui en a besoin ; un adulte français indique seulement son nom ; un enfant de moins de 15 ans qui n’est pas de nationalité française a toujours besoin d’une fiche. Les fiches signées sont ajoutées à la réservation et conservées six mois après le départ, comme celles envoyées depuis Conformité France (Envoyez la fiche à vos voyageurs). Une fiche rattachée automatiquement est retenue jusqu’à 12 heures, et jamais au-delà de 24 heures avant l’arrivée : d’ici là, vous pouvez cliquer sur Confirmer maintenant ou Pas mon voyageur. La fiche reçue par le lien ne ferme jamais le formulaire propre au séjour : si le voyageur le remplit aussi, les deux sont gardées et vous choisissez la bonne série ; l’autre est supprimée. Une réservation dont le formulaire propre est déjà signé n’accepte pas de fiche par le lien. Toutes les étapes sont dans Par le lien d’enregistrement.
Étape 13
Dans tout autre pays : un court formulaire d’arrivée
Ici, l’enregistrement par Casitana est facultatif : le lien ouvre donc un court formulaire d’arrivée, avec le nom, l’adresse e-mail et le téléphone du voyageur principal, et le nombre de voyageurs. Il ne demande ni pièce d’identité ni nationalité.
Bon à savoir : Ce que le voyageur indique est enregistré sur la réservation uniquement. Rien n’est envoyé à aucune autorité.
Comment un formulaire rejoint sa réservation
Étape 14
Ajouté automatiquement, quand c’est sûr
Casitana n’ajoute de lui-même un formulaire à une réservation que si la réservation porte exactement sur les dates indiquées par le voyageur, n’a pas encore de données de voyageur et que le nom de famille du voyageur ne contredit pas le nom de la réservation. Casitana vous prévient quand il le fait.
Étape 15
Tout le reste vous attend
Un formulaire que Casitana ne peut pas ajouter en toute sécurité vous attend, avec la raison, jusqu’à ce que vous choisissiez sa réservation ou le supprimiez : voir Enregistrements à vérifier.
Étape 16
Des dates proches ne sont qu’une suggestion
Quand les dates du voyageur sont proches d’une réservation sans être les mêmes, Casitana affiche cette réservation comme suggestion. Il n’y rattache jamais le formulaire de lui-même : c’est vous qui décidez.
Étape 17
Les blocages du calendrier deviennent des réservations
Quand un formulaire est rattaché à des dates importées du calendrier de votre plateforme de réservation, Casitana transforme ce blocage en réservation avec les données du voyageur. Pour le calendrier importé lui-même, voir Synchronisez votre calendrier avec Airbnb, Booking.com, Vrbo et d’autres plateformes.
Enregistrements à vérifier
Chaque formulaire que Casitana n’a pas ajouté lui-même à une réservation devient une carte qui vous attend. Tant que vous n’avez pas choisi de réservation, rien ne change sur aucune réservation.
Étape 18
Où ils attendent
Votre tableau de bord les affiche sous Enregistrements de voyageurs à vérifier, pour tous vos biens. Pour un bien en Espagne, ils sont aussi dans Conformité Espagne, après Ouvrir SES Hospedajes (La boîte de réception de l’onglet SES). Pour un bien dans un autre pays, ils sont sur la page du bien, sous le lien.
Agrandir la captureAstuce : Casitana vous prévient aussi dans vos notifications, par exemple Casa Sol : un enregistrement de voyageur attend une réservation.
Étape 19
Aucune réservation sur ces nuits
Enregistrement sans nuits occupées signifie qu’aucune réservation ni aucun blocage du calendrier ne couvre les nuits indiquées par le voyageur. Peut-être la réservation n’est-elle pas encore dans Casitana, ou le voyageur s’est trompé de dates. Ajoutez la réservation puis choisissez-la, ou demandez au voyageur de renvoyer le formulaire avec les bonnes dates et supprimez celui-ci.
Agrandir la captureÉtape 20
Proche d’un séjour
Proche d'un séjour, à d'autres dates signifie que les dates du voyageur sont proches d’une réservation, sans être les mêmes : une nuit d’écart, par exemple. La carte indique le séjour le plus proche et demande s’il s’agit du même voyageur. Si c’est le cas, choisissez cette réservation.
Agrandir la captureÉtape 21
Autres raisons
Enregistrement en attente d'une réservation indique pourquoi Casitana n’a pas ajouté le formulaire lui-même, par exemple Le nom diffère de celui du voyageur de la réservation, La réservation à ces dates est annulée ou Le rattachement automatique est en pause pour ce logement.
Étape 22
Choisir une réservation, ou supprimer le formulaire
Cliquez sur Choisir une réservation pour voir vos réservations à moins d’une semaine des dates du voyageur, et choisissez-en une. Si cette réservation a déjà des données de voyageur, Casitana vous demande avant de les remplacer. Écarter supprime le formulaire.
Astuce : La réservation n’est pas dans la liste ? Ajoutez-la d’abord, puis revenez à la carte.
Étape 23
Formulaires que Casitana a ajoutés lui-même
Pour un bien en Espagne, un formulaire que Casitana a ajouté lui-même est retenu avant d’être communiqué : il figure sous En attente de votre confirmation, avec Confirmer maintenant et Pas mon voyageur. Voir La boîte de réception de l’onglet SES. Le formulaire d’arrivée court est ajouté tout de suite et Casitana vous prévient : rien n’est retenu, car rien n’est envoyé nulle part.
Limites de sécurité
Étape 24
Cinq rattachements automatiques par jour
Casitana ajoute de lui-même au plus cinq formulaires par jour pour chaque bien. Ensuite, il s’arrête pour la journée et vous prévient, et les formulaires suivants vous attendent.
Étape 25
Les formulaires jamais attribués sont supprimés
Un formulaire qui n’arrive jamais à une réservation est supprimé 14 jours après la date de départ indiquée par le voyageur, ou 60 jours après son envoi si c’est plus tôt. Casitana vous prévient trois jours avant.
Étape 26
Pas votre voyageur
Pas mon voyageur n’annule que ce que le formulaire a apporté, et seulement ce qui est encore tel que le formulaire l’a laissé. Les voyageurs créés par le formulaire sont supprimés, et les données du voyageur qu’il a écrites sur la réservation sont effacées, sauf si quelqu’un les a modifiées depuis. Ce que vous ou votre voyageur avez ajouté ou modifié ensuite reste, comme les voyageurs saisis par le formulaire SES de la réservation elle-même ou un numéro de téléphone que vous avez corrigé.
Bon à savoir : Une fois quelque chose communiqué à SES Hospedajes, ce n’est plus possible de cette façon. Si le formulaire a remplacé des voyageurs déjà présents sur la réservation, Casitana ne peut pas l’annuler lui-même : corrigez la réservation vous-même.