Waarom dit bestaat
Stap 1
Een wettelijke verplichting
Je gasten registreren is geen regel van Casitana. De Spaanse overheid legt het op in Koninklijk Besluit 933/2021: wie logies aanbiedt, vakantieverhuur inbegrepen, moet de gegevens van de gasten vastleggen en aan het ministerie van Binnenlandse Zaken doorgeven. Daarvoor dient SES Hospedajes. Je leest het besluit in het Boletín Oficial del Estado (opent in een nieuw tabblad), en de informatie van het ministerie zelf staat op zijn elektronisch loket (opent in een nieuw tabblad).
Stap 2
Wat Casitana doet, en wat bij jou blijft
Casitana verzamelt de gegevens van je gasten met een link, toont wat nog moet gebeuren en dient de gegevens, zodra je pand gekoppeld is, voor je in bij SES Hospedajes, zodat je in orde bent zonder ze zelf in te typen. Je gasten registreren blijft jouw verantwoordelijkheid. Deze gids legt uit hoe Casitana werkt. Het is geen juridisch advies.
Wat Casitana meldt, en wanneer
SES Hospedajes verwacht per verblijf twee meldingen: de boeking zelf (Fase 1, de Reserva de Hospedaje) en de gegevens van de gasten (Fase 2, het Parte de Viajeros). Je ziet ze allebei bij elk verblijf.
Stap 3
Open de compliance hub
Klik in het menu links op Naleving Spanje. Het tabblad Overzicht toont wat er nog moet gebeuren voor SES Hospedajes, je toeristenlicenties en je huurcontracten. Klik op SES Hospedajes openen om elk verblijf te zien.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: SES Hospedajes zit in het Starter-abonnement en hoger. Met het gratis abonnement toont Naleving Spanje wat het doet en hoe je upgradet.
Goed om te weten: Naleving Spanje staat in het menu zolang een van je panden in Spanje ligt, of zolang je nog geen pand hebt toegevoegd. Je kunt het ook zelf tonen of verbergen: zie Landen.
Stap 4
Wanneer elke melding gebeurt
Fase 1 wordt gemeld zodra Casitana de naam van de hoofdgast kent: wanneer je zelf een boeking toevoegt of bevestigt, of, bij een verblijf uit de kalender van je boekingsplatform, wanneer de gegevens van de gast binnenkomen. Tot dan toont het verblijf Niet verzonden: de naam van de titular ontbreekt, of Wachten op de gast, of voer de naam zelf in om nu te melden zolang het registratieformulier bij je gast ligt: klik in beide gevallen op Naam invoeren om de naam zelf in te vullen en meteen te melden. Fase 2 wordt gemeld op de dag van aankomst, zodra je gasten zich hebben geregistreerd (zie Het melden van de gastgegevens). Een verblijf dat automatisch via de link van een pand is gekoppeld, wacht eerst een paar uur: zie Bevestig de gast, of geef aan dat het niet de jouwe is.
Handige tip: Met Alle Reservas indienen meld je alle boekingen die nog wachten in één keer.
Goed om te weten: De kolom Fase 2 blijft grijs tot Fase 1 bij SES Hospedajes is aangekomen. Voor allebei moet het pand gekoppeld zijn aan SES Hospedajes (zie hieronder). Zonder die koppeling toont Fase 1 Niet verzonden: zonder SES-gegevens dient Casitana niets in. Download de XML, upload die op het SES-portaal en markeer hem als geüpload.: zie Meld het zelf in SES Hospedajes.
Koppel je SES Hospedajes-account
Casitana meldt in jouw naam en heeft daarom de webservicegegevens van je SES Hospedajes-account nodig, en de vestigingscode van elk pand.
Stap 5
Open de instellingen van SES Hospedajes
Klik onderaan het menu op Instellingen en daarna op het tabblad SES Hospedajes. Klik onder SES-arrendadores op Nieuwe arrendador.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: De arrendador ben jij, of je bedrijf, zoals je bij SES Hospedajes bent ingeschreven. Eén arrendador kan meerdere panden dekken.
Stap 6
Vul je SES Hospedajes-gegevens in
Geef hem een Naam en vul je Código de arrendador, WebService-gebruikersnaam en WebService-wachtwoord in. Klik op Verbinding testen om ze te controleren, en daarna op Arrendador aanmaken.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: Je código de arrendador en de gebruikersnaam en het wachtwoord van de webservice vind je in je account op hospedajes.ses.mir.es. Nog niet ingeschreven? Zie Je SES Hospedajes-inloggegevens aanvragen.
Stap 7
Koppel elk pand
Open het pand en klik in de kaart SES Hospedajes-configuratie op Bewerken. Vul de SES-vestigingscode in en kies onder SES Hospedajes-configuratie de SES-arrendador. Klik op Wijzigingen opslaan.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: De vestigingscode vind je in SES Hospedajes, naast elke vestiging die je daar hebt ingeschreven. Elk pand heeft een eigen code: zie Noteer de codes.
Voeg de toeristenlicentie toe
Stap 8
Vul het toeristenlicentienummer in
Op de pagina van het pand staat de licentie in de kaart Toeristenregistratie (NRT). Klik op Bewerken en vul het Toeristenregistratienummer (NRT), de Regio en, als die er is, de Vervaldatum in. Klik op Opslaan.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: Met een vervaldatum herinnert Casitana je eraan voordat de licentie verloopt.
Stuur je gast de registratielink
Elk verblijf heeft zijn eigen link. Je gast opent hem, vult voor elke gast een formulier in, en Casitana heeft alles wat het nodig heeft.
Stap 9
Zoek het verblijf
Klik in de compliance hub op SES Hospedajes openen. Elk verblijf in een Spaans pand staat hier, van 30 dagen geleden tot 90 dagen vooruit. Een verblijf waarvan de gasten zich nog niet hebben geregistreerd, toont Wacht op gastgegevens. Is het registratieformulier verstuurd, dan staat er Formulier naar de gast verstuurd, wacht op antwoord.
Schermafbeelding vergrotenStap 10
Deel de link
Klik bij het verblijf op Link delen. Klik op Link kopiëren, of op Bericht kopiëren voor een kant-en-klaar bericht in de taal die je kiest, en stuur het naar je gast via WhatsApp, e-mail of de berichten van je boekingsplatform. Met QR downloaden krijg je een QR-code om af te drukken.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: Wat je gast ziet, stap voor stap: Registreer je voor je verblijf.
Goed om te weten: Voor één link die voor alle verblijven van een pand werkt, zie Eén link voor alle gasten van een pand.
Stap 11
Of laat Casitana het formulier mailen
Heeft het verblijf het e-mailadres van je gast, klik dan op Registratieformulier versturen en Casitana mailt de link voor je. Zonder adres heet de knop E-mail toevoegen: voeg het adres toe en verstuur daarna. Wil je de gegevens zelf invullen, klik dan op Gastgegevens invoeren.
Goed om te weten: In de kalender opent Registratieformulier versturen bij een verblijf de link om te delen, zoals hierboven. Er wordt geen e-mail verstuurd.
Eén link voor alle gasten van een pand
Naast de link per verblijf kan elk pand in Spanje één eigen registratielink hebben voor al zijn gasten. Je plakt hem één keer in de berichten die je boekingsplatform verstuurt, en je gasten vullen zelf hun data in wanneer ze het formulier invullen.
Stap 12
Maak de link aan
Open het pand. Klik in de kaart SES Hospedajes-configuratie, onder Registratielink voor gasten, op Link aanmaken. De link verschijnt, met Kopiëren ernaast.
Schermafbeelding vergrotenGoed om te weten: De link is er vanaf het Starter-abonnement. Panden in andere landen hebben er ook een, met een korter formulier: zie Registratielink: één link voor al je gasten. Je gast vult de aankomst- en vertrekdatum in en een formulier voor elke gast.
Stap 13
Plak hem in Airbnb
Laat onder Bericht voor je gasten het tabblad Airbnb staan, kies de Taal van de gast en klik op Bericht kopiëren. De link zit al in het bericht. Plak het in Airbnb in een gepland bericht voor de advertentie, dat een paar dagen voor aankomst vertrekt.
Schermafbeelding vergrotenGoed om te weten: Airbnb kan het dan naar elke gast van die advertentie sturen. Hoe geplande berichten werken, bepaalt Airbnb: controleer daar dat je gasten het ontvangen.
Stap 14
Plak hem in Booking.com
Kies het tabblad Booking.com, kopieer het bericht op dezelfde manier en voeg het toe aan de berichten die Booking.com je gasten voor aankomst stuurt.
Handige tip: Het tabblad Overig heeft een bericht voor e-mail, WhatsApp of een ander kanaal.
Goed om te weten: Booking.com kan je vragen de link één keer goed te keuren in je extranet voordat gasten hem ontvangen.
Stap 15
Maak een nieuwe link, of zet hem uit
Nieuwe link vervangt de link: de oude werkt meteen niet meer, dus plak de nieuwe overal waar je de oude gebruikte. Uitzetten zet de link uit: gasten die hem openen, kunnen hun gegevens niet meer versturen. Casitana vraagt in beide gevallen eerst om bevestiging. Je kunt altijd een nieuwe link aanmaken.
Stap 16
Bevestig de gast, of geef aan dat het niet de jouwe is
Komen de aankomst- en vertrekdatum van een gast precies overeen met een van je boekingen, dan zet Casitana de reizigers op die boeking en laat het je weten, in de bel en per e-mail. De melding noemt de gast, het verblijf en het tijdstip waarop de boeking wordt gemeld. In de bel meldt Nu bevestigen de boeking (Fase 1) meteen bij SES Hospedajes. Niet mijn gast opent Naleving Spanje en vraagt om bevestiging voordat de reizigers van de boeking worden gehaald en hun gegevens gewist; er is niets naar SES Hospedajes gestuurd. De e-mail heeft dezelfde twee knoppen: ze openen Naleving Spanje en vragen het daar.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: Casitana zet een formulier alleen zelf op een boeking als de data precies overeenkomen, de boeking nog geen reizigers heeft en de achternaam van de gast overeenkomt met de naam op de boeking, als die er een heeft. Na vijf zulke koppelingen in 24 uur voor één pand stopt het daar voor die dag mee en laat het je weten. Al het andere wacht in de inbox, hieronder.
Goed om te weten: Doe je niets, dan wordt de boeking gemeld op het tijdstip in de melding: 12 uur nadat de gast het formulier verstuurde, of 24 uur voor aankomst als dat eerder is. Is de aankomst minder dan 24 uur weg, dan wordt ze meteen gemeld. De gastgegevens (Fase 2) worden zoals altijd op de dag van aankomst gemeld. Staat SES Hospedajes uit, dan krijg je geen melding en wacht het verblijf in de inbox: Bevestig een gast vanuit de bel.
Stap 17
De inbox op het SES-tabblad
Klik in Naleving Spanje op SES Hospedajes openen. Formulieren via de link van een pand die jou nodig hebben, staan bovenaan, onder Gastregistraties via je link (2); je dashboard toont hetzelfde onder Gastregistraties om na te kijken. Wachten op je bevestiging toont de formulieren die Casitana zelf op een boeking zette, met het tijdstip waarop elk wordt gemeld en de knoppen Nu bevestigen en Niet mijn gast. Elk formulier dat Casitana niet veilig kon toevoegen, is een eigen kaart, met de reden: Registratie zonder bezette nachten, Dicht bij een verblijf, op andere data of Registratie wacht op een boeking. Klik op Kies een boeking om zelf de boeking te kiezen, of op Weggooien om de gegevens van de reizigers te wissen.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: Kies een boeking toont je boekingen binnen een week van de data van de gast. Staat de boeking er nog niet bij, voeg haar dan eerst toe. De inbox verschijnt alleen zolang er een formulier wacht.
Goed om te weten: Niets op die kaarten gaat naar SES Hospedajes. Zodra je een boeking kiest, meldt Casitana ze zoals bij elk ander verblijf. Een formulier dat nooit een boeking krijgt, wordt gewist 14 dagen na de vertrekdatum die de gast opgaf, of 60 dagen nadat het werd verstuurd als dat eerder is; Casitana laat het je drie dagen vooraf weten. Elke kaart wordt uitgelegd in Registraties om na te kijken.
Wanneer de gastgegevens binnenkomen
Stap 18
Zie dat de gegevens binnen zijn
Zodra je gast het formulier verstuurt, toont het verblijf Reizigersgegevens verzameld en worden op de dag van aankomst aan SES gemeld, of Reizigersgegevens verzameld en in wachtrij om aan SES te melden op de dag van aankomst. Casitana meldt ze dan: zie Het melden van de gastgegevens. Je krijgt ook een melding, tenzij je SES Hospedajes in je meldingsinstellingen hebt uitgezet.
Schermafbeelding vergrotenGoed om te weten: Casitana meldt de gastgegevens alleen voor een pand met een vestigingscode en een gekoppelde arrendador (zie hierboven). De boeking zelf (Fase 1) heeft de arrendador nodig, en de vestigingscode of het type pand en het volledige adres.
Stap 19
Controleer wie zich heeft geregistreerd
Klik onder Recente SES-registraties op het verblijf om het te openen. Geregistreerde reizigers toont elke gast met zijn document.
Schermafbeelding vergroten
Gegevens zelf invullen of corrigeren
De gastgegevens die Casitana meldt (Fase 2) komen uit het registratieformulier dat je gast invult. Je kunt corrigeren wat een gast heeft ingevuld, en zelf de hoofdgast van de boeking opgeven.
Stap 20
Geef de hoofdgast van de boeking op
Open het verblijf onder Recente SES-registraties en klik op Boekingsgast bewerken. Vul de naam, het document, de geboortedatum, de nationaliteit en het adres van de hoofdgast in en klik op Opslaan. Casitana gebruikt deze persoon als gast wanneer het de boeking zelf meldt (Fase 1).
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: De hoofdgast is ook de huurder in het huurcontract van het verblijf: zie Een contract voor een verblijf.
Goed om te weten: Hiermee registreer je je gasten niet: de gegevens die op de dag van aankomst worden gemeld, zijn die onder Geregistreerde reizigers. Een verblijf staat onder Recente SES-registraties zodra de registratielink ervan is gedeeld.
Stap 21
Corrigeer een geregistreerde gast
Klik onder Geregistreerde reizigers op Bewerken naast de gast, pas de gegevens aan en klik op Opslaan. Dit zijn de gegevens die Casitana op de dag van aankomst meldt.
Goed om te weten: Zodra de gastgegevens bij SES Hospedajes zijn gemeld, kun je ze in Casitana niet meer wijzigen. Zie Wat Casitana niet kan intrekken.
Het melden van de gastgegevens
Stap 22
Casitana meldt ze op de dag van aankomst
Op de dag van aankomst stuurt Casitana de gegevens van de gasten zelf naar SES Hospedajes en toont het resultaat bij het verblijf. Wil je eerder melden, zodra de gegevens binnen zijn, klik dan bij het verblijf op Parte Indienen.
Stap 23
Als het automatisch melden gestopt is
Casitana meldt alleen zelf tot 24 uur na aankomst. Gastgegevens die later binnenkomen, of die niet op tijd gemeld konden worden, worden niet meer automatisch gemeld: het verblijf wordt rood en toont Reizigersgegevens verzameld maar niet gemeld, en de termijn voor automatisch melden is verstreken. Meld ze nu. Klik op Parte Indienen om ze te melden.
Goed om te weten: SES Hospedajes verwacht de gastgegevens binnen 24 uur na aankomst.
Stap 24
Als het melden mislukt
Ontbreekt er iets, of weigert SES Hospedajes de gegevens, dan toont het verblijf Mislukt of Afgewezen door SES met de reden, en laat Casitana het je weten per e-mail en met een notificatie. Pas de gegevens aan (zie Gegevens zelf invullen of corrigeren) en klik op Opnieuw proberen.
Stap 25
Meld het zelf in SES Hospedajes
Je kunt ook zelf melden in het portaal van SES Hospedajes. Klik bij het verblijf op XML exporteren, upload het bestand op hospedajes.ses.mir.es en klik daarna op Ik heb dit geüpload naar het SES-portaal. Het verblijf toont Handmatig ingediend, en Casitana meldt het niet opnieuw.
Een melding intrekken
Wat bij SES Hospedajes is gemeld, blijft daar staan tot het wordt ingetrokken (een anulación). Wordt een verblijf geannuleerd, dan moet alles wat ervoor is gemeld worden ingetrokken. Casitana trekt een melding alleen in als je daarom vraagt.
Stap 26
Annuleer het verblijf
Casitana biedt het intrekken aan bij een geannuleerd verblijf. Annuleer het in de kalender: klik op het verblijf en daarna op Boeking annuleren (zie Een boeking annuleren). Een gemeld verblijf dat uit de kalender van je boekingsplatform is geïmporteerd, wordt vanzelf geannuleerd als het uit die kalender verdwijnt. Annuleren trekt niets in: het verblijf toont daarna Nog geregistreerd bij SES in de kalender, met een link Intrekken → die Naleving Spanje opent.
Goed om te weten: Een gemeld verblijf kun je niet verwijderen, ook niet nadat de meldingen zijn ingetrokken: Casitana bewaart het als bewijs van wat is gemeld en ingetrokken. Annuleer het in plaats daarvan. Om dezelfde reden kun je een pand met gemelde verblijven niet verwijderen.
Stap 27
Zoek wat nog geregistreerd staat
Klik in Naleving Spanje op SES Hospedajes openen. Voor elke melding die nog geregistreerd staat, de boeking (Fase 1, de reserva) en de gastgegevens (Fase 2, het parte), meldt het geannuleerde verblijf dat ze moet worden ingetrokken, met een eigen knop Intrekken bij SES. Dezelfde knoppen staan op de kaart van het verblijf onder Recente SES-registraties, naast de regels Reserva en Parte, en de kaart toont Geannuleerd, maar nog steeds geregistreerd bij SES.
Handige tip: Tot het is ingetrokken, telt zo’n verblijf mee onder Actie nodig.
Stap 28
Bevestig het intrekken
Klik op Intrekken bij SES naast de melding. Het venster Deze melding intrekken bij SES? noemt de melding, met haar código de comunicación, of met haar lote zolang SES Hospedajes nog geen code heeft toegekend. Typ een reden van minstens 10 tekens en klik op Intrekken bij SES.
Goed om te weten: Intrekken kun je vanuit Casitana niet ongedaan maken. Alleen de melding die je koos wordt ingetrokken: de reserva en het parte zijn aparte meldingen.
Stap 29
Trek ook de andere melding in
Zijn zowel de boeking als de gastgegevens gemeld, dan moeten ze allebei worden ingetrokken. Na de eerste laat Casitana weten dat de andere nog geregistreerd staat en biedt Nu intrekken → aan; je kunt ook de eigen knop Intrekken bij SES gebruiken. Is alles ingetrokken, dan toont de kaart van het verblijf Geannuleerd en ingetrokken bij SES.
Stap 30
Als het intrekken niet lukt
Het venster zegt waarom, en zolang het intrekken niet gelukt is, blijft de melding bij SES Hospedajes staan. Kon SES Hospedajes niet worden bereikt, dan is er niets verzonden: probeer het over een paar minuten opnieuw. Heeft SES Hospedajes het geweigerd, dan staat de reden die het gaf in de melding: trek de melding dan daar in, op hospedajes.ses.mir.es.
Goed om te weten: Casitana trekt in met de SES-gegevens van de arrendador van het pand. Ontbreken die, voeg ze dan toe onder Instellingen, SES Hospedajes: zie Koppel je SES Hospedajes-account.
Stap 31
Wat Casitana niet kan intrekken
Casitana trekt alleen in wat het zelf heeft gemeld, en alleen bij een geannuleerd verblijf. Gastgegevens die je zelf met de hand bij SES Hospedajes hebt ingediend, trek je daar in. Gaat een verblijf door en klopt er iets niet aan wat al is gemeld, dan liggen de gastgegevens in Casitana vast: open een supportticket en zeg wat er gecorrigeerd moet worden (Een ticket openen).
Goed om te weten: Intrekken vraagt, net als melden, het Starter-abonnement of hoger. Met het gratis abonnement trek je de melding in op hospedajes.ses.mir.es.