Zo werkt het
Stap 1
Eén link voor al je gasten
De link hoort bij het pand, niet bij een verblijf, en verloopt niet. Elke gast van het pand opent dezelfde link, kiest de aankomst- en vertrekdatum en vult het formulier in. Casitana voegt het formulier daarna toe aan de boeking op die data.
Handige tip: Voor een pand in Spanje kun je nog steeds de link van één verblijf sturen: zie Stuur je gast de registratielink.
Stap 2
Starter en hoger
De registratielink hoort bij het Starter-abonnement en hoger. Met Free toont de kaart een korte melding en Bekijk plannen in plaats van de link. Een ander abonnement kiezen: zie Kies een betaald abonnement.
Maak de link aan
Stap 3
Zoek de kaart
Open het pand. Bij een pand in Spanje staat de link in de kaart SES Hospedajes-configuratie, onder Registratielink voor gasten. Bij een pand in een ander land is Registratielink voor gasten een eigen kaart op de pagina van het pand.
Goed om te weten: Geen kaart? Kijk of het land van het pand is ingevuld: zie Naam, adres en sleutelcode.
Stap 4
Maak de link aan en kopieer hem
Klik op Link aanmaken. De link verschijnt, met Kopiëren ernaast. Die link blijft voor elke gast dezelfde tot je hem vervangt.
Schermafbeelding vergrotenStap 5
Maak een nieuwe link, of zet hem uit
Nieuwe link vervangt de link: de oude werkt meteen niet meer, dus plak de nieuwe overal waar je de oude gebruikte. Uitzetten zet de link uit: gasten die hem openen, kunnen hun gegevens niet meer versturen. Casitana vraagt je beide te bevestigen, en je kunt altijd een nieuwe link aanmaken.
Stap 6
Vanuit de welkomstrondleiding
Als je begint, biedt de welkomstrondleiding deze stap aan direct na je boekingen, voor je eerste pand. Maak daar de link en kopieer het bericht, of kies Ik doe dit later en ga wanneer je wilt terug naar de pagina van het pand.
Schermafbeelding vergroten
Plak hem één keer in je berichten
De kaart heeft voor elk platform een kant-en-klaar bericht, in de taal van je gast, met de link er al in.
Stap 7
Kopieer het kant-en-klare bericht
Kies onder Bericht voor je gasten het tabblad van het platform (Airbnb, Booking.com of Overig) en de Taal van de gast: Engels, Spaans, Nederlands of Frans. Klik op Bericht kopiëren.
Schermafbeelding vergrotenStap 8
Airbnb
Plak het bericht in een gepland bericht voor de advertentie, ingesteld om een paar dagen voor de aankomst te vertrekken.
Goed om te weten: Hoe geplande berichten werken, bepaalt Airbnb, dus kijk daar na of je gasten het ontvangen.
Stap 9
Booking.com
Voeg het bericht toe aan de automatische berichten die Booking.com je gasten voor aankomst stuurt.
Goed om te weten: Booking.com kan je vragen de link één keer goed te keuren in je extranet voordat je gasten hem ontvangen.
Stap 10
Elk ander kanaal
Het tabblad Overig heeft een bericht voor al het andere: je bevestigingsmail, WhatsApp of de berichten van een ander platform.
Wat je gasten invullen
Welk formulier achter de link zit, hangt af van het land van het pand.
Stap 11
In Spanje: het SES Hospedajes-formulier
In Spanje is gastenregistratie verplicht (SES Hospedajes, Koninklijk Besluit 933/2021), dus de link opent het volledige SES-formulier, met een paspoort of identiteitsbewijs voor elke gast. Casitana zet de reizigers op de boeking die past en meldt ze bij SES Hospedajes.
Goed om te weten: Een boeking die automatisch is gekoppeld, wordt tot 12 uur vastgehouden, en nooit langer dan tot 24 uur vóór aankomst, zodat je op Nu bevestigen of Niet mijn gast kunt klikken voordat ze wordt gemeld. Is de aankomst minder dan 24 uur weg, dan wordt er niets vastgehouden. De hele Spaanse kant staat in Eén link voor alle gasten van een pand.
Stap 12
In Frankrijk: de politiefiche
In Frankrijk vult elke gast zonder Franse nationaliteit een fiche de police in en ondertekent die. Via de link geeft de gast de naam waarop de boeking staat, de data en een fiche voor elke gast die er een nodig heeft; Franse volwassenen geven alleen hun naam op; kinderen onder de 15 zonder Franse nationaliteit hebben nog wel een fiche nodig. De ondertekende fiches komen op de boeking en worden zes maanden na vertrek bewaard, net als die vanuit Naleving Frankrijk (Stuur de fiche naar je gasten). Een fiche die automatisch is gekoppeld, wordt tot 12 uur vastgehouden, en nooit langer dan tot 24 uur vóór aankomst: tot dan kun je op Nu bevestigen of Niet mijn gast klikken. Een fiche via de link sluit het eigen formulier van het verblijf nooit af: vult de gast dat ook in, dan blijven beide bewaard en kies jij welke set klopt; de andere wordt verwijderd. Een boeking waarvan het eigen formulier al ondertekend is, krijgt geen fiche via de link. Alle stappen staan in Via de registratielink.
Stap 13
In elk ander land: een kort incheckformulier
Registratie via Casitana is hier niet verplicht, dus de link opent een kort incheckformulier: de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de hoofdgast, en het aantal gasten. Er wordt geen identiteitsbewijs en geen nationaliteit gevraagd.
Goed om te weten: Wat de gast invult, komt alleen op de boeking. Er gaat niets naar een overheid.
Hoe een formulier bij zijn boeking komt
Stap 14
Vanzelf toegevoegd, als het veilig is
Casitana voegt een formulier alleen zelf toe aan een boeking als die boeking precies op de data staat die de gast opgaf, nog geen gastgegevens heeft en de achternaam van de gast niet tegenstrijdig is met de naam op de boeking. Casitana laat het je weten als dat gebeurt.
Stap 15
Al het andere wacht op jou
Een formulier dat Casitana niet veilig kan toevoegen, wacht op jou, met de reden, tot je de boeking kiest of het wist: zie Registraties om na te kijken.
Stap 16
Data die in de buurt liggen, zijn alleen een suggestie
Liggen de data van de gast dicht bij een boeking maar zijn ze niet gelijk, dan toont Casitana die boeking als suggestie. Het formulier wordt er nooit vanzelf aan toegevoegd: jij beslist.
Stap 17
Kalenderblokken worden boekingen
Wordt een formulier toegevoegd aan data die uit de kalender van je boekingsplatform zijn geïmporteerd, dan maakt Casitana van dat blok een boeking met de gegevens van de gast. Over de geïmporteerde kalender zelf: zie Synchroniseer je kalender met Airbnb, Booking.com, Vrbo en andere platforms.
Registraties om na te kijken
Elk formulier dat Casitana niet zelf aan een boeking toevoegde, wordt een kaart die op je wacht. Tot je een boeking kiest, verandert er aan geen enkele boeking iets.
Stap 18
Waar ze wachten
Je dashboard toont ze onder Gastregistraties om na te kijken, voor al je panden. Bij een pand in Spanje staan ze ook in Naleving Spanje, na SES Hospedajes openen (De inbox op het SES-tabblad). Bij een pand in een ander land staan ze op de pagina van het pand, onder de link.
Schermafbeelding vergrotenHandige tip: Casitana laat het je ook weten in je meldingen, bijvoorbeeld Casa Sol: een gastregistratie heeft een boeking nodig.
Stap 19
Geen boeking op die nachten
Registratie zonder bezette nachten betekent dat geen boeking en geen blokkering in de kalender de nachten dekt die de gast invulde. Misschien staat de boeking nog niet in Casitana, of typte de gast de verkeerde data. Voeg de boeking toe en kies haar daarna, of vraag de gast het formulier opnieuw te sturen met de juiste data en wis dit.
Schermafbeelding vergrotenStap 20
Dicht bij een verblijf
Dicht bij een verblijf, op andere data betekent dat de data van de gast dicht bij een boeking liggen, maar niet dezelfde zijn: één nacht verschil, bijvoorbeeld. De kaart noemt het dichtstbijzijnde verblijf en vraagt of het om dezelfde gast gaat. Is dat zo, kies dan die boeking.
Schermafbeelding vergrotenStap 21
Andere redenen
Registratie wacht op een boeking zegt waarom Casitana het formulier niet zelf toevoegde, bijvoorbeeld De naam verschilt van de gast van de boeking, De boeking op deze data is geannuleerd of Automatisch koppelen staat op pauze voor deze accommodatie.
Stap 22
Kies een boeking, of wis het formulier
Klik op Kies een boeking om je boekingen te zien die minder dan een week van de data van de gast liggen, en kies er een. Heeft die boeking al gastgegevens, dan vraagt Casitana het eerst voor het ze vervangt. Weggooien wist het formulier.
Handige tip: Staat de boeking niet in de lijst? Voeg haar eerst toe en kom dan terug naar de kaart.
Stap 23
Formulieren die Casitana zelf toevoegde
Bij een pand in Spanje wordt een formulier dat Casitana zelf toevoegde, eerst vastgehouden voor het gemeld wordt: het staat onder Wachten op je bevestiging, met Nu bevestigen en Niet mijn gast. Zie De inbox op het SES-tabblad. Het korte check-informulier wordt meteen toegevoegd en Casitana laat het je weten: er wordt niets vastgehouden, want er wordt nergens iets naartoe gestuurd.
Veiligheidsgrenzen
Stap 24
Vijf automatische koppelingen per dag
Casitana voegt per pand hoogstens vijf formulieren per dag zelf toe. Daarna stopt het voor die dag en laat het je dat weten, en wachten de volgende formulieren op jou.
Stap 25
Formulieren die niemand toewijst, worden gewist
Een formulier dat nooit bij een boeking komt, wordt gewist 14 dagen na de vertrekdatum die de gast opgaf, of 60 dagen nadat het werd verstuurd als dat eerder is. Casitana laat het je drie dagen vooraf weten.
Stap 26
Niet jouw gast
Niet mijn gast maakt alleen ongedaan wat het formulier meebracht, en alleen wat nog zo is als het formulier het achterliet. De reizigers die het formulier aanmaakte, worden gewist, en de gastgegevens die het op de boeking schreef, worden leeggemaakt, tenzij iemand ze intussen veranderde. Wat jij of je gast daarna toevoegde of veranderde, blijft staan, zoals reizigers uit het eigen SES-formulier van de boeking of een telefoonnummer dat je verbeterde.
Goed om te weten: Is er al iets bij SES Hospedajes gemeld, dan kan het niet meer op deze manier worden weggehaald. Verving het formulier reizigers die al op de boeking stonden, dan kan Casitana dat niet zelf ongedaan maken: pas de boeking dan zelf aan.