Frankrijk: politiefiches voor je gasten

Waarom dit bestaat

1. Stap 1

   Een wettelijke verplichting

   Het politieformulier is geen regel van Casitana. De Franse overheid legt het op, in de afdeling over de fiche individuelle de police van het Franse vreemdelingenwetboek (CESEDA), artikelen R. 814-1 tot R. 814-3. Je leest de afdeling op Légifrance (opent in een nieuw tabblad), de officiële site van het Franse recht.

2. Stap 2

   Wat de artikelen zeggen

   Dit zijn de drie artikelen, in het Frans geciteerd zoals ze in het wetboek staan, zoals gewijzigd door Decreet nr. 2020-1734 van 16 december 2020. De officiële tekst staat op Légifrance (opent in een nieuw tabblad). Kort gezegd: elke gast die niet de Franse nationaliteit heeft, vult de fiche bij aankomst in en ondertekent ze, de fiche bevat de gegevens die R. 814-2 opsomt, en jij bewaart de fiches zes maanden en geeft ze aan de politie of de gendarmerie als die erom vraagt.

   Artikel	Tekst, in het Frans
   R. 814-1	Aux fins de prévention des troubles à l'ordre public, d'enquêtes judiciaires et de recherche dans l'intérêt des personnes, les hôteliers, les exploitants de villages et maisons familiales de vacances, de résidences et villages résidentiels de tourisme, les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d'hôtes, les exploitants de terrains de camping, caravanage et autres terrains aménagés sont tenus de remplir, ou faire remplir, et signer par l'étranger, dès son arrivée, une fiche individuelle de police, dont le modèle est fixé par arrêté conjoint du ministre de l'intérieur, du ministre chargé de l'immigration et du ministre chargé du tourisme. Les personnes physiques ou morales louant des locaux nus ne sont pas astreintes aux obligations prévues au présent article.
   R. 814-2	Les données personnelles collectées en application de l'article R. 814-1 sont notamment : 1° Le nom et les prénoms ; 2° La date et le lieu de naissance ; 3° La nationalité ; 4° Le domicile habituel de l'étranger ; 5° Le numéro de téléphone mobile et l'adresse électronique de l'étranger ; 6° La date d'arrivée au sein de l'établissement et la date de départ prévue. Les données relatives aux enfants âgés de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne.
   R. 814-3	Les fiches établies en application de l'article R. 814-1 doivent être conservées pendant une durée de six mois et remises, sur leur demande, aux services de police et unités de gendarmerie. Cette transmission peut s'effectuer sous forme dématérialisée.

3. Stap 3

   Wat Casitana doet, en wat bij jou blijft

   Casitana verzamelt de fiches van je gasten, bewaart ze zo lang als de wet voorschrijft, verwijdert ze daarna en maakt de export voor de politie klaar, zodat je in orde bent zonder papieren formulieren. Het nakomen van de verplichting voor je panden blijft jouw verantwoordelijkheid. Deze gids legt uit hoe Casitana werkt. Het is geen juridisch advies.

4. Stap 4

   Meer bij officiële bronnen

   De Franse privacytoezichthouder, de CNIL, legt uit dat het formulier wettig is en dat je gasten moeten horen dat ze hun gegevens kunnen inzien en verbeteren: CNIL (opent in een nieuw tabblad). De publieksinformatie van het Franse ministerie van Justitie beschrijft wie het formulier moet laten invullen: justice.fr (opent in een nieuw tabblad).

Wat het is

1. Stap 5

   Wie een fiche nodig heeft

   Artikel R. 814-1 van het Franse vreemdelingenwetboek (CESEDA) vraagt van een loueur de meublés de tourisme, iemand die gemeubileerde toeristische accommodatie verhuurt, dat elke gast zonder de Franse nationaliteit bij aankomst een fiche individuelle de police invult en ondertekent. Ook burgers van andere EU-landen. Artikel R. 814-2 somt op wat er op de fiche staat, en artikel R. 814-3 bepaalt dat de fiches zes maanden worden bewaard en aan de politie of gendarmerie worden gegeven als die erom vraagt.

2. Stap 6

   Franse gasten hebben geen fiche nodig

   Franse staatsburgers vullen geen fiche in, en ook een gast met de Franse nationaliteit naast een andere niet. Casitana legt niets over hen vast: de gastenpagina vraagt of elke persoon Frans is, en bij een Fransman houdt het daar op. Is iedereen die verblijft Frans, dan toont het verblijf Geen fiche nodig (Franse gasten).

3. Stap 7

   Wat er op de fiche staat

   De fiche bevat wat de wet opsomt: achternaam en voornamen, geboortedatum en geboorteplaats, nationaliteit, gewone woonadres, mobiel nummer en e-mailadres, de aankomstdatum en de geplande vertrekdatum. Kinderen jonger dan 15 kunnen op de fiche staan van de volwassene met wie ze reizen, in plaats van op een eigen fiche. Heb je een registratienummer aan het pand toegevoegd, dan staat dat ook op de fiche.

Naleving Frankrijk in je menu

1. Stap 8

   Een pand in Frankrijk

   Frankrijk verschijnt vanzelf zodra een van je panden Frankrijk als Land heeft. Het menu links krijgt dan een nieuw onderdeel, Naleving Frankrijk. Hoe je het land van een pand wijzigt, lees je in Een pand bewerken of verwijderen.

2. Stap 9

   Een land tonen of verbergen

   Klik onderaan het menu links op Instellingen. Open onder Algemeen het tabblad Landen. Kies voor Frankrijk Automatisch om je panden te volgen, Altijd tonen om het ook zonder Frans pand te zien, of Verbergen om het te verbergen.

   Schermafbeelding vergroten

   Goed om te weten: Alleen de accounthouder kan dit wijzigen. Medewerkers zien de instelling maar kunnen ze niet wijzigen.

3. Stap 10

   Verbergen verwijdert niets

   Een land verbergen verbergt alleen de schermen ervan. Zolang Frankrijk verborgen is, wordt er geen link naar de politiefiche naar je gasten gemaild, maar de ondertekende fiches blijven bewaard en worden nog steeds verwijderd aan het einde van hun zes maanden. Spanje verbergen stopt de gastenregistratie bij SES Hospedajes voor je Spaanse panden niet.

Het registratienummer

1. Stap 11

   Voeg je registratienummer toe

   Toen je het pand bij de gemeente aangaf als gemeubileerde toeristische verhuur (déclaration en mairie), kreeg je van de gemeente een registratienummer. Open het pand, klik op Pand bewerken, vul Registratienummer (déclaration en mairie) in onder Frankrijk: registratienummer en klik op Wijzigingen opslaan. Het nummer staat op de fiches die je exporteert.

   Goed om te weten: Het nummer is optioneel. Zolang niet elk Frans pand er een heeft, herinnert de pagina Naleving Frankrijk je eraan welke het nog missen.

Stuur de fiche naar je gasten

1. Stap 12

   Automatisch verstuurd

   Heeft een boeking in een Frans pand het e-mailadres van de gast, bij het aanmaken of omdat je het later toevoegt, dan mailt Casitana de gast een link naar de politiefiche, op hetzelfde moment dat het SES-formulier vertrekt voor een verblijf in Spanje. De link werkt 30 dagen, of tot twee dagen na het vertrek als dat later is.

2. Stap 13

   Vanuit de boeking

   Open de boeking en klik op Boeking bewerken. Het blok Franse politiefiche toont hoe ver de fiche is. Klik op Naar gast mailen om de link te mailen, of op Opnieuw mailen als hij al eerder gemaild is. Klik op Link kopiëren om de link te kopiëren en op een andere manier te delen, bijvoorbeeld in een bericht.

   Schermafbeelding vergroten

   Goed om te weten: De e-mailknop heeft het e-mailadres van de gast in de boeking nodig.

3. Stap 14

   Vanuit de Frankrijkpagina

   Klik in het menu links op Naleving Frankrijk. Onder Verblijven heeft elk verblijf in je Franse panden van de afgelopen zes maanden en de komende zes maanden dezelfde knoppen Naar gast mailen en Link kopiëren.

   Schermafbeelding vergroten

4. Stap 15

   Hoe ver elk verblijf is

   Elk verblijf toont Niet verstuurd, Link gemaakt, niet gemaild als je de link kopieerde zonder hem te mailen, of Verstuurd, wacht op de gast. Zijn je gasten klaar, dan toont het hoeveel fiches ondertekend zijn, of Geen fiche nodig (Franse gasten). Een geannuleerd verblijf toont Geannuleerd.

Via de registratielink

In plaats van elk verblijf een eigen link te sturen, kun je één link per pand in de berichten van je platform plakken. Casitana zoekt daarna bij elk formulier de boeking.

1. Stap 16

   Eén link voor het pand

   Met Frankrijk aan opent de registratielink van een Frans pand de politiefiche. Maak de link aan en plak hem één keer in de automatische berichten van je platform, zoals in Maak de link aan. De gast geeft de naam waarop de boeking staat, de data van het verblijf en een fiche voor elke gast die er een nodig heeft; Franse volwassenen geven alleen hun naam.

2. Stap 17

   Hoe Casitana de boeking vindt

   Casitana voegt de fiches alleen zelf aan een boeking toe als de boeking precies op de data staat die de gast invulde, de achternaam van de hoofdgast niet in strijd is met de naam op de boeking, de boeking nog geen gastgegevens heeft en haar eigen politiefiche nog niet ondertekend is. Elk ander formulier wacht op jou, met de reden: zie Registraties om na te kijken.

3. Stap 18

   Een paar uur vastgehouden

   Een fiche die Casitana zelf toevoegde, wordt tot 12 uur vastgehouden, en nooit later dan 24 uur voor de aankomst. De kaart zegt wanneer ze definitief wordt, bijvoorbeeld Politiefiche toegevoegd; definitief op 12 nov, 21:30, tenzij je aangeeft dat het niet je gast is. Klik op Nu bevestigen om ze nu definitief te maken, of op Niet mijn gast om de fiches die via de link kwamen van de boeking te halen en te wissen. Is de aankomst minder dan 24 uur weg, dan wordt er niets vastgehouden.

   Schermafbeelding vergroten

   Goed om te weten: Niet mijn gast komt nooit aan de eigen politiefiche van het verblijf, en laat de naam op de boeking staan als je die intussen veranderde.

4. Stap 19

   Waar je het ziet

   Vastgehouden fiches, en formulieren die op een boeking wachten, staan op je dashboard onder Gastregistraties om na te kijken en op de pagina van het pand, onder de link. Casitana laat het je ook weten in je meldingen als het een fiche toevoegt.

5. Stap 20

   Twee sets fiches voor één verblijf

   Nadat er een fiche via de link binnenkwam, blijft de eigen politiefiche van het verblijf open. Vult je gast ze allebei in, dan houdt Casitana beide bij en vraagt het Welke set klopt? De andere wordt verwijderd. De kaart toont wie elke set ondertekende, en wanneer. Klik op De fiches van je link houden of De eigen fiches van het verblijf houden en bevestig.

   Let op: De set die je niet bewaart, wordt gewist en kan niet worden teruggehaald.

   Schermafbeelding vergroten

   Handige tip: Casitana laat het je ook weten in je meldingen: Maison Lavande: twee sets politiefiches, welke klopt?.

Wat je gasten doen

1. Stap 21

   Wie er verblijft

   Je gast opent de link op een telefoon of computer en kan de pagina in het Engels, Spaans, Nederlands of Frans zetten. Hij controleert de data van het verblijf en geeft aan hoeveel personen van 15 jaar of ouder er verblijven, met de nationaliteit van elke persoon. Een Franse staatsburger, ook iemand die daarnaast een andere nationaliteit heeft, heeft geen fiche nodig, en de pagina legt niets over hem vast.

   Schermafbeelding vergroten

2. Stap 22

   Eén pagina per persoon

   Voor elke persoon die niet Frans is, vult je gast één pagina in: achternaam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats, nationaliteit, gewone woonadres, mobiel nummer en e-mailadres.

   Schermafbeelding vergroten

3. Stap 23

   Kinderen jonger dan 15

   Kinderen jonger dan 15 staan op de pagina van de volwassene met wie ze reizen, met hun namen en geboortedatum, in plaats van op een eigen fiche. Wie 15 of ouder is, heeft een eigen pagina nodig. Heeft iedereen van 15 jaar of ouder in de groep de Franse nationaliteit, dan is er geen formulier van een volwassene om een kind op te zetten: de pagina vraagt dan naar elk kind zonder de Franse nationaliteit, en een begeleidende volwassene vult de eigen fiche van dat kind in en ondertekent die met zijn of haar eigen naam.

4. Stap 24

   De privacyverklaring

   Voor het ondertekenen leest je gast een privacyverklaring: de fiche wordt zes maanden na het verblijf bewaard en daarna verwijderd, ze wordt alleen aan de politie of gendarmerie getoond als die erom vraagt, en de gast kan zijn gegevens inzien en verbeteren door contact met jou op te nemen. Omdat de fiche een wettelijke verplichting is, kan hij er geen bezwaar tegen maken dat ze bewaard wordt.

5. Stap 25

   Ondertekenen en versturen

   Elke persoon ondertekent door zijn volledige naam te typen, die moet overeenkomen met de namen op zijn fiche, en je gast vinkt aan dat hij de privacyverklaring gelezen heeft. Daarna verstuurt hij de fiches. Casitana bewaart het IP-adres van de gast niet. Het verblijf toont dan hoeveel fiches ondertekend zijn.

   Schermafbeelding vergroten

Ondertekende fiches

1. Stap 26

   De lijst met ondertekende fiches

   Op de pagina Naleving Frankrijk toont Ondertekende politiefiches elke fiche die je gasten ondertekenden: de naam van de persoon, het pand, de data van het verblijf, eventuele kinderen jonger dan 15 op de fiche en de datum waarna de fiche verwijderd wordt. Een kind jonger dan 15 met een eigen fiche staat er als Kind jonger dan 15, ondertekend door een begeleidende volwassene. De lijst toont nooit wat er op de fiche staat; dat staat alleen in de pdf.

   Schermafbeelding vergroten

2. Stap 27

   Eén fiche downloaden

   Klik naast een fiche op Downloaden voor de pdf. Elke download wordt vastgelegd in de exportgeschiedenis.

3. Stap 28

   In Documenten

   De ondertekende fiches staan ook in Documenten, onder Politiefiches. Klik op een fiche om de pdf te openen. Het zijn geen bestanden die je zelf uploadde, dus je kunt ze daar niet hernoemen of verwijderen: ze verdwijnen vanzelf aan het einde van hun zes maanden.

   Schermafbeelding vergroten

Als de politie erom vraagt

1. Stap 29

   Alleen als erom gevraagd wordt

   Je geeft de fiches alleen af als de politie of gendarmerie erom vraagt. Je stuurt ze zelf nergens heen, en Casitana doet dat ook nooit.

2. Stap 30

   Exporteer de fiches

   Kies op de pagina Naleving Frankrijk, onder Exporteren voor de politie, één pand of Alle Franse panden in het veld Pand, en vul bij Aankomsten vanaf de eerste en de laatste aankomstdatum in waar het verzoek over gaat. Klik op Pdf-export downloaden. Je krijgt één pdf met een pagina per fiche.

   Schermafbeelding vergroten

3. Stap 31

   Exportgeschiedenis

   Elke export wordt vastgelegd. De accounthouder ziet ze onder Exportgeschiedenis: wanneer, hoeveel fiches, welk pand en welke data, en wie de export maakte. Medewerkers zien de geschiedenis niet.

   Schermafbeelding vergroten

Hoe lang de fiches bewaard worden

1. Stap 32

   Zes maanden na vertrek

   Een ondertekende fiche wordt zes maanden na het vertrek bewaard en daarna automatisch verwijderd. Verandert de vertrekdatum, dan verschuift de verwijderdatum mee. Elke fiche in de lijst toont de datum waarna ze verwijderd wordt.

2. Stap 33

   Geannuleerde verblijven

   Wordt een verblijf geannuleerd, dan worden de fiches ervan meteen verwijderd.

3. Stap 34

   Je eigen kopie

   Klik op Instellingen en daarna op Privacy en gegevens. Onder Account verwijderen verschijnt Je Franse politiefiches zolang je ondertekende fiches hebt. Klik op Politiefiches downloaden (CSV) voor een spreadsheet ervan. Als je je account verwijdert, worden de fiches gewist en houdt Casitana geen kopie.

Abonnementen

1. Stap 35

   Starter en hoger

   Politiefiches voor Frankrijk horen bij het Starter-abonnement en hoger. Met Free toont de pagina Naleving Frankrijk wat de functie doet, en wordt er geen link naar je gasten gemaild. Een ander abonnement kiezen: zie Kies een betaald abonnement.

2. Stap 36

   Als je abonnement verandert

   Overstappen naar Free verwijdert niets. De ondertekende fiches blijven bewaard en worden nog steeds verwijderd aan het einde van hun zes maanden. Ga terug naar Starter en je ziet ze zoals voorheen.