Pourquoi cette obligation
Étape 1
Une obligation légale
La fiche de police n'est pas une règle de Casitana. Elle est fixée par l'État, dans la section du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile (CESEDA) consacrée à la fiche individuelle de police, articles R. 814-1 à R. 814-3. Vous pouvez lire la section sur Légifrance (s’ouvre dans un nouvel onglet), le site officiel du droit français.
Étape 2
Ce que disent les articles
Voici les trois articles, cités tels qu’ils figurent dans le code, dans leur rédaction issue du décret n° 2020-1734 du 16 décembre 2020. Le texte officiel est sur Légifrance (s’ouvre dans un nouvel onglet). En bref : chaque voyageur qui n’a pas la nationalité française remplit et signe la fiche à son arrivée, la fiche contient les données énumérées à l’article R. 814-2, et vous conservez les fiches six mois et les remettez à la police ou à la gendarmerie sur leur demande.
Article Texte R. 814-1 Aux fins de prévention des troubles à l'ordre public, d'enquêtes judiciaires et de recherche dans l'intérêt des personnes, les hôteliers, les exploitants de villages et maisons familiales de vacances, de résidences et villages résidentiels de tourisme, les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d'hôtes, les exploitants de terrains de camping, caravanage et autres terrains aménagés sont tenus de remplir, ou faire remplir, et signer par l'étranger, dès son arrivée, une fiche individuelle de police, dont le modèle est fixé par arrêté conjoint du ministre de l'intérieur, du ministre chargé de l'immigration et du ministre chargé du tourisme. Les personnes physiques ou morales louant des locaux nus ne sont pas astreintes aux obligations prévues au présent article. R. 814-2 Les données personnelles collectées en application de l'article R. 814-1 sont notamment : 1° Le nom et les prénoms ; 2° La date et le lieu de naissance ; 3° La nationalité ; 4° Le domicile habituel de l'étranger ; 5° Le numéro de téléphone mobile et l'adresse électronique de l'étranger ; 6° La date d'arrivée au sein de l'établissement et la date de départ prévue. Les données relatives aux enfants âgés de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne. R. 814-3 Les fiches établies en application de l'article R. 814-1 doivent être conservées pendant une durée de six mois et remises, sur leur demande, aux services de police et unités de gendarmerie. Cette transmission peut s'effectuer sous forme dématérialisée. Étape 3
Ce que fait Casitana, et ce qui reste à votre charge
Casitana recueille les fiches de vos voyageurs, les conserve le temps prévu par la loi, les supprime ensuite et prépare l'export pour la police, pour que vous restiez en règle sans fiches papier. Le respect de l'obligation pour vos biens reste de votre responsabilité. Ce guide explique le fonctionnement de Casitana. Il ne constitue pas un conseil juridique.
Étape 4
En savoir plus aux sources officielles
La CNIL explique que la fiche est légale et que vos voyageurs doivent être informés de leur droit d'accès et de rectification : CNIL (s’ouvre dans un nouvel onglet). Le site d'information du ministère de la Justice précise qui doit faire remplir la fiche : justice.fr (s’ouvre dans un nouvel onglet).
De quoi il s'agit
Étape 5
Qui doit remplir une fiche
L'article R. 814-1 du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile (CESEDA) demande au loueur de meublés de tourisme de faire remplir et signer une fiche individuelle de police, dès son arrivée, par chaque voyageur qui n'a pas la nationalité française. Les ressortissants des autres pays de l'UE sont concernés aussi. L'article R. 814-2 fixe le contenu de la fiche, et l'article R. 814-3 prévoit que les fiches sont conservées six mois et remises à la police ou à la gendarmerie à leur demande.
Étape 6
Les voyageurs français n'ont pas de fiche
Les ressortissants français ne remplissent pas de fiche, pas plus qu'un voyageur qui a la nationalité française en plus d'une autre. Casitana n'enregistre rien à leur sujet : la page du voyageur demande si chaque personne est française et, si c'est le cas, s'arrête là. Si toutes les personnes du séjour sont françaises, le séjour affiche Aucune fiche nécessaire (voyageurs français).
Étape 7
Ce que contient la fiche
La fiche contient ce que la loi énumère : nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, téléphone mobile et adresse e-mail, date d'arrivée et date de départ prévue. Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche de l'adulte qui les accompagne au lieu d'avoir leur propre fiche. Si vous avez ajouté un numéro d'enregistrement au bien, il figure aussi sur la fiche.
Conformité France dans votre menu
Étape 8
Un bien en France
La France apparaît d'elle-même dès qu'un de vos biens a la France comme Pays. Le menu de gauche affiche alors une nouvelle rubrique, Conformité France. Pour changer le pays d'un bien, consultez Modifier ou supprimer un bien.
Étape 9
Afficher ou masquer un pays
En bas du menu de gauche, cliquez sur Paramètres. Sous Général, ouvrez Par pays. Pour la France, choisissez Automatique pour suivre vos biens, Toujours afficher pour la voir même sans bien en France, ou Masquer pour la masquer.
Agrandir la captureBon à savoir : Seul le titulaire du compte peut modifier ce réglage. Vos collaborateurs le voient mais ne peuvent pas le modifier.
Étape 10
Masquer ne supprime rien
Masquer un pays masque seulement ses écrans. Tant que la France est masquée, aucun lien vers la fiche de police n'est envoyé à vos voyageurs, mais les fiches signées sont conservées et toujours supprimées au terme de leurs six mois. Masquer l'Espagne n'arrête pas l'enregistrement des voyageurs auprès de SES Hospedajes pour vos biens en Espagne.
Le numéro d'enregistrement
Étape 11
Ajoutez votre numéro d'enregistrement
Lorsque vous avez déclaré le bien en mairie comme meublé de tourisme, la mairie vous a donné un numéro d'enregistrement. Ouvrez le bien, cliquez sur Modifier le bien, remplissez Numéro d'enregistrement (déclaration en mairie) sous France : numéro d'enregistrement, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Le numéro figure sur les fiches que vous exportez.
Bon à savoir : Le numéro est facultatif. Tant qu'un bien en France n'en a pas, la page Conformité France vous rappelle lesquels.
Envoyez la fiche à vos voyageurs
Étape 12
Envoyée automatiquement
Lorsqu'une réservation dans un bien en France a l'adresse e-mail du voyageur, à sa création ou quand vous ajoutez l'adresse plus tard, Casitana envoie au voyageur un lien vers la fiche de police, au même moment que le formulaire SES pour un séjour en Espagne. Le lien fonctionne 30 jours, ou jusqu'à deux jours après le départ si c'est plus tard.
Étape 13
Depuis la réservation
Ouvrez la réservation et cliquez sur Modifier la réservation. Le bloc Fiche de police française indique où en est la fiche. Cliquez sur Envoyer au voyageur pour envoyer le lien par e-mail, ou sur Renvoyer par e-mail s'il a déjà été envoyé. Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien et le partager autrement, dans un message par exemple.
Agrandir la captureBon à savoir : Le bouton d'e-mail a besoin de l'adresse e-mail du voyageur dans la réservation.
Étape 14
Depuis la page France
Cliquez sur Conformité France dans le menu de gauche. Sous Séjours, chaque séjour dans vos biens en France des six derniers mois et des six prochains mois a les mêmes boutons Envoyer au voyageur et Copier le lien.
Agrandir la captureÉtape 15
Où en est chaque séjour
Chaque séjour affiche Non envoyée, Lien créé, non envoyé par e-mail si vous avez copié le lien sans l'envoyer par e-mail, ou Envoyée, en attente du voyageur. Quand vos voyageurs ont terminé, il affiche le nombre de fiches signées, ou Aucune fiche nécessaire (voyageurs français). Un séjour annulé affiche Annulé.
Par le lien d’enregistrement
Au lieu d’envoyer à chaque séjour son propre lien, vous pouvez coller un seul lien par bien dans les messages de votre plateforme. Casitana trouve ensuite la réservation de chaque formulaire.
Étape 16
Un seul lien pour le bien
Avec la France activée, le lien d’enregistrement d’un bien en France ouvre la fiche de police. Créez-le et collez-le une fois dans les messages automatiques de votre plateforme, comme dans Créez le lien. Le voyageur indique le nom de la réservation, les dates du séjour, et une fiche pour chaque voyageur qui en a besoin ; les adultes français donnent seulement leur nom.
Étape 17
Comment Casitana trouve la réservation
Casitana n’ajoute lui-même les fiches à une réservation que si elle est exactement aux dates indiquées par le voyageur, que le nom de famille du voyageur principal ne contredit pas le nom de la réservation, que la réservation n’a encore aucune donnée de voyageur et que sa propre fiche de police n’est pas encore signée. Tout autre formulaire vous attend, avec la raison : voir Enregistrements à vérifier.
Étape 18
Retenue quelques heures
Une fiche que Casitana a ajoutée lui-même est retenue jusqu’à 12 heures, et jamais au-delà de 24 heures avant l’arrivée. La carte indique quand elle devient définitive, par exemple Fiche de police ajoutée ; définitive le 12 nov., 21:30, sauf si vous indiquez que ce n'est pas votre voyageur. Cliquez sur Confirmer maintenant pour la rendre définitive tout de suite, ou sur Pas mon voyageur pour retirer de la réservation les fiches arrivées par le lien et les supprimer. Si l’arrivée est dans moins de 24 heures, rien n’est retenu.
Agrandir la captureBon à savoir : Pas mon voyageur ne touche jamais la fiche de police propre au séjour, et garde le nom de la réservation si vous l’avez modifié depuis.
Étape 19
Où vous la voyez
Les fiches retenues, et les formulaires qui attendent une réservation, sont sur votre tableau de bord sous Enregistrements de voyageurs à vérifier et sur la page du bien, sous le lien. Casitana vous prévient aussi dans vos notifications quand il ajoute une fiche.
Étape 20
Deux jeux de fiches pour un séjour
Après l’arrivée d’une fiche par le lien, la fiche de police propre au séjour reste ouverte. Si votre voyageur remplit les deux, Casitana garde les deux et demande Quelle série est la bonne ? L'autre est supprimée. La carte indique qui a signé chaque jeu, et quand. Cliquez sur Garder les fiches de votre lien ou Garder les fiches propres au séjour, puis confirmez.
Important : Le jeu que vous ne gardez pas est supprimé et ne peut pas être récupéré.
Agrandir la captureAstuce : Casitana vous prévient aussi dans vos notifications : Maison Lavande : deux séries de fiches de police, laquelle est la bonne ?.
Ce que font vos voyageurs
Étape 21
Qui séjourne
Votre voyageur ouvre le lien sur un téléphone ou un ordinateur et peut afficher la page en anglais, espagnol, néerlandais ou français. Il vérifie les dates du séjour et indique combien de personnes de 15 ans ou plus séjournent, avec la nationalité de chacune. Un ressortissant français, y compris s'il a aussi une autre nationalité, n'a pas de fiche à remplir, et la page n'enregistre rien à son sujet.
Agrandir la captureÉtape 22
Une page par personne
Pour chaque personne qui n'est pas française, votre voyageur remplit une page : nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, téléphone mobile et adresse e-mail.
Agrandir la captureÉtape 23
Enfants de moins de 15 ans
Les enfants de moins de 15 ans figurent sur la page de l'adulte qui les accompagne, avec leurs nom, prénoms et date de naissance, au lieu d'avoir leur propre fiche. Une personne de 15 ans ou plus a besoin de sa propre page. Lorsque toutes les personnes de 15 ans ou plus du groupe sont de nationalité française, aucune fiche d'adulte ne peut mentionner un enfant : la page demande alors chaque enfant qui n'est pas de nationalité française, et un adulte accompagnant remplit la fiche propre de l'enfant et la signe de son propre nom.
Étape 24
L'information sur les données
Avant de signer, votre voyageur lit une information sur ses données : la fiche est conservée six mois après le séjour puis supprimée, elle n'est montrée à la police ou à la gendarmerie que si elles la demandent, et le voyageur peut accéder à ses informations et les rectifier en vous contactant. La fiche étant une obligation légale, il ne peut pas s'opposer à sa conservation.
Étape 25
Signer et envoyer
Chaque personne signe en tapant son nom complet, qui doit correspondre aux nom et prénoms de sa fiche, et votre voyageur coche la case confirmant qu'il a lu l'information sur ses données. Il envoie ensuite les fiches. Casitana ne conserve pas l'adresse IP du voyageur. Le séjour affiche alors le nombre de fiches signées.
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Les fiches signées
Étape 26
La liste des fiches signées
Sur la page Conformité France, Fiches de police signées liste chaque fiche signée par vos voyageurs : le nom de la personne, le bien, les dates du séjour, les éventuels enfants de moins de 15 ans sur la fiche et la date après laquelle la fiche est supprimée. Un enfant de moins de 15 ans qui a sa propre fiche apparaît comme Enfant de moins de 15 ans, signée par un adulte accompagnant. La liste ne montre jamais le contenu de la fiche ; il se trouve uniquement dans le PDF.
Agrandir la captureÉtape 27
Télécharger une fiche
Cliquez sur Télécharger à côté d'une fiche pour obtenir son PDF. Chaque téléchargement est enregistré dans l'historique des exports.
Étape 28
Dans Documents
Les fiches signées apparaissent aussi dans Documents, sous Fiches de police. Cliquez sur l'une d'elles pour ouvrir son PDF. Ce ne sont pas des fichiers que vous avez importés, vous ne pouvez donc pas les renommer ni les supprimer à cet endroit : elles disparaissent d'elles-mêmes au terme de leurs six mois.
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Quand la police les demande
Étape 29
Uniquement sur demande
Vous remettez les fiches uniquement quand la police ou la gendarmerie les demande. Vous ne les envoyez nulle part de vous-même, et Casitana non plus.
Étape 30
Exporter les fiches
Sur la page Conformité France, sous Export pour la police, choisissez un bien ou Tous les biens en France dans le champ Bien, et indiquez sous Arrivées du la première et la dernière date d'arrivée que couvre la demande. Cliquez sur Télécharger l'export PDF. Vous obtenez un PDF avec une page par fiche.
Agrandir la captureÉtape 31
Historique des exports
Chaque export est enregistré. Le titulaire du compte les voit sous Historique des exports : quand, combien de fiches, quel bien et quelles dates, et qui l'a fait. Vos collaborateurs ne voient pas l'historique.
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Durée de conservation
Étape 32
Six mois après le départ
Une fiche signée est conservée six mois après le départ, puis supprimée automatiquement. Si la date de départ change, la date de suppression suit. Chaque fiche de la liste indique la date après laquelle elle est supprimée.
Étape 33
Séjours annulés
Quand un séjour est annulé, ses fiches sont supprimées immédiatement.
Étape 34
Votre propre copie
Cliquez sur Paramètres, puis sur Confidentialité et données. Sous Supprimer le compte, Vos fiches de police (France) apparaît tant que vous détenez des fiches signées. Cliquez sur Télécharger les fiches de police (CSV) pour obtenir un tableur de ces fiches. La suppression de votre compte efface les fiches, et Casitana n'en garde aucune copie.
Offres
Étape 35
Starter et au-delà
Les fiches de police pour la France sont incluses dans l'offre Starter et au-delà. Avec Free, la page Conformité France présente la fonctionnalité, et aucun lien n'est envoyé à vos voyageurs. Pour changer d'offre, consultez Choisir une offre payante.
Étape 36
Si votre offre change
Passer à Free ne supprime rien. Les fiches signées sont conservées et toujours supprimées au terme de leurs six mois. Revenez à Starter et vous les retrouvez comme avant.