Francia: fichas de policía de tus huéspedes

Por qué existe

1. Paso 1

   Una obligación legal

   La ficha de policía no es una norma de Casitana. La establece el Gobierno francés, en la sección del código francés de extranjería (CESEDA) sobre la fiche individuelle de police, artículos R. 814-1 a R. 814-3. Puedes leer la sección en Légifrance (se abre en una pestaña nueva), el sitio oficial del derecho francés.

2. Paso 2

   Lo que dicen los artículos

   Estos son los tres artículos, citados en francés tal como figuran en el código, en la redacción del Decreto n.º 2020-1734 de 16 de diciembre de 2020. El texto oficial está en Légifrance (se abre en una pestaña nueva). En resumen: cada huésped que no tenga la nacionalidad francesa rellena y firma la ficha a su llegada, la ficha recoge los datos que enumera el R. 814-2, y tú conservas las fichas seis meses y las entregas a la policía o a la gendarmería cuando las pidan.

   Artículo	Texto, en francés
   R. 814-1	Aux fins de prévention des troubles à l'ordre public, d'enquêtes judiciaires et de recherche dans l'intérêt des personnes, les hôteliers, les exploitants de villages et maisons familiales de vacances, de résidences et villages résidentiels de tourisme, les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d'hôtes, les exploitants de terrains de camping, caravanage et autres terrains aménagés sont tenus de remplir, ou faire remplir, et signer par l'étranger, dès son arrivée, une fiche individuelle de police, dont le modèle est fixé par arrêté conjoint du ministre de l'intérieur, du ministre chargé de l'immigration et du ministre chargé du tourisme. Les personnes physiques ou morales louant des locaux nus ne sont pas astreintes aux obligations prévues au présent article.
   R. 814-2	Les données personnelles collectées en application de l'article R. 814-1 sont notamment : 1° Le nom et les prénoms ; 2° La date et le lieu de naissance ; 3° La nationalité ; 4° Le domicile habituel de l'étranger ; 5° Le numéro de téléphone mobile et l'adresse électronique de l'étranger ; 6° La date d'arrivée au sein de l'établissement et la date de départ prévue. Les données relatives aux enfants âgés de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne.
   R. 814-3	Les fiches établies en application de l'article R. 814-1 doivent être conservées pendant une durée de six mois et remises, sur leur demande, aux services de police et unités de gendarmerie. Cette transmission peut s'effectuer sous forme dématérialisée.

3. Paso 3

   Lo que hace Casitana y lo que te corresponde a ti

   Casitana recoge las fichas de tus huéspedes, las conserva el tiempo que fija la ley, las elimina después y prepara la exportación para la policía, para que cumplas sin fichas en papel. Cumplir la obligación en tus propiedades sigue siendo responsabilidad tuya. Esta guía explica cómo funciona Casitana. No es asesoramiento jurídico.

4. Paso 4

   Más en fuentes oficiales

   La autoridad francesa de protección de datos, la CNIL, explica que la ficha es legal y que hay que informar a tus huéspedes de que pueden acceder a sus datos y corregirlos: CNIL (se abre en una pestaña nueva). El sitio de información pública del Ministerio de Justicia francés describe quién debe hacer rellenar la ficha: justice.fr (se abre en una pestaña nueva).

Qué es

1. Paso 5

   Quién necesita una ficha

   El artículo R. 814-1 del código francés de extranjería (CESEDA) exige al loueur de meublés de tourisme, quien alquila alojamiento turístico amueblado, que todo huésped que no tenga la nacionalidad francesa rellene y firme una fiche individuelle de police a su llegada. Eso incluye a los ciudadanos de otros países de la UE. El artículo R. 814-2 enumera lo que contiene la ficha, y el artículo R. 814-3 establece que las fichas se conservan seis meses y se entregan a la policía o a la gendarmería cuando las piden.

2. Paso 6

   Los huéspedes franceses no necesitan ficha

   Los ciudadanos franceses no rellenan ficha, tampoco quien tiene la nacionalidad francesa además de otra. Casitana no registra nada sobre ellos: la página del huésped pregunta si cada persona es francesa y, si lo es, no pide nada más. Si todos los que se alojan son franceses, la estancia muestra No hace falta ficha (huéspedes franceses).

3. Paso 7

   Qué contiene la ficha

   La ficha recoge lo que enumera la ley: apellidos y nombre, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, domicilio habitual, teléfono móvil y correo electrónico, la fecha de llegada y la fecha prevista de salida. Los menores de 15 años pueden figurar en la ficha del adulto con el que viajan en lugar de tener una ficha propia. Si añadiste un número de registro a la propiedad, también aparece en la ficha.

Cumplimiento Francia en tu menú

1. Paso 8

   Una propiedad en Francia

   Francia aparece sola en cuanto una de tus propiedades tiene Francia como País. El menú de la izquierda muestra entonces una opción nueva, Cumplimiento Francia. Para cambiar el país de una propiedad, consulta Editar o eliminar una propiedad.

2. Paso 9

   Muestra u oculta un país

   Abajo del todo en el menú de la izquierda, haz clic en Configuración. En General, abre Países. Para Francia, elige Automático para que siga a tus propiedades, Mostrar siempre para verla aunque no tengas ninguna propiedad en Francia, o Ocultar para ocultarla.

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   Conviene saber: Solo el titular de la cuenta puede cambiarlo. Tus empleados ven el ajuste pero no pueden cambiarlo.

3. Paso 10

   Ocultar no borra nada

   Ocultar un país solo oculta sus pantallas. Mientras Francia está oculta, no se envía ningún enlace de ficha de policía a tus huéspedes, pero las fichas firmadas se conservan y se siguen eliminando al cumplir sus seis meses. Ocultar España no detiene el registro de huéspedes en SES Hospedajes de tus propiedades en España.

El número de registro

1. Paso 11

   Añade tu número de registro

   Cuando declaraste la propiedad en el ayuntamiento como alojamiento turístico amueblado (déclaration en mairie), el ayuntamiento te dio un número de registro. Abre la propiedad, haz clic en Editar propiedad, rellena Número de registro (déclaration en mairie) en Francia: número de registro y haz clic en Guardar cambios. El número aparece en las fichas que exportas.

   Conviene saber: El número es opcional. Mientras alguna propiedad en Francia no lo tenga, la página Cumplimiento Francia te recuerda cuáles.

Envía la ficha a tus huéspedes

1. Paso 12

   Se envía automáticamente

   Cuando una reserva en una propiedad en Francia tiene el correo del huésped, al crearla o al añadir el correo más tarde, Casitana envía al huésped un enlace a la ficha de policía, en el mismo momento en que sale el formulario SES de una estancia en España. El enlace funciona 30 días, o hasta dos días después de la salida si eso es más tarde.

2. Paso 13

   Desde la reserva

   Abre la reserva y haz clic en Editar reserva. El recuadro Ficha de policía francesa muestra en qué punto está la ficha. Haz clic en Enviar al huésped para enviar el enlace por correo, o en Enviar de nuevo si ya se envió antes. Haz clic en Copiar enlace para copiar el enlace y compartirlo de otra forma, por ejemplo en un mensaje.

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   Conviene saber: El botón de correo necesita el correo del huésped en la reserva.

3. Paso 14

   Desde la página de Francia

   Haz clic en Cumplimiento Francia en el menú de la izquierda. En Estancias, cada estancia en tus propiedades en Francia de los últimos seis meses y de los próximos seis meses tiene los mismos botones Enviar al huésped y Copiar enlace.

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4. Paso 15

   En qué punto está cada estancia

   Cada estancia muestra Sin enviar, Enlace creado, sin enviar por correo si copiaste el enlace sin enviarlo por correo, o Enviada, a la espera del huésped. Cuando tus huéspedes terminan, muestra cuántas fichas se firmaron, o No hace falta ficha (huéspedes franceses). Una estancia cancelada muestra Cancelada.

A través del enlace de registro

En lugar de enviar a cada estancia su propio enlace, puedes pegar un enlace por propiedad en los mensajes de tu plataforma. Casitana busca después la reserva de cada formulario.

1. Paso 16

   Un enlace para la propiedad

   Con Francia activada, el enlace de registro de una propiedad francesa abre la ficha de policía. Créalo y pégalo una vez en los mensajes automáticos de tu plataforma, como en Crea el enlace. El huésped indica el nombre de la reserva, las fechas de la estancia y una ficha por cada huésped que la necesite; los adultos franceses solo dan su nombre.

2. Paso 17

   Cómo encuentra Casitana la reserva

   Casitana añade las fichas a una reserva por sí sola solo cuando la reserva está exactamente en las fechas que indicó el huésped, el apellido del huésped principal no contradice el nombre de la reserva, la reserva aún no tiene datos del huésped y su propia ficha de policía aún no está firmada. Cualquier otra ficha te espera, con el motivo: consulta Registros por revisar.

3. Paso 18

   Retenida unas horas

   Una ficha que Casitana añadió por sí sola queda retenida hasta 12 horas, y nunca más allá de 24 horas antes de la llegada. La tarjeta indica cuándo pasa a ser definitiva, por ejemplo Ficha de policía añadida; definitiva el 12 nov, 21:30 salvo que indiques que no es tu huésped. Haz clic en Confirmar ahora para que sea definitiva ya, o en No es mi huésped para quitar de la reserva las fichas que llegaron por el enlace y borrarlas. Si la llegada es en menos de 24 horas, no hay retención.

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   Conviene saber: No es mi huésped nunca toca la propia ficha de policía de la estancia, y mantiene el nombre de la reserva si lo cambiaste después.

4. Paso 19

   Dónde lo ves

   Las fichas retenidas, y las que esperan una reserva, están en tu panel, en Registros de huéspedes por revisar, y en la página de la propiedad, debajo del enlace. Casitana también te avisa en tus notificaciones cuando añade una ficha.

5. Paso 20

   Dos juegos de fichas para una estancia

   Después de que llegue una ficha por el enlace, la propia ficha de policía de la estancia sigue abierta. Si tu huésped rellena las dos, Casitana guarda ambas y pregunta ¿Qué juego es el correcto? El otro se elimina. La tarjeta muestra quién firmó cada juego y cuándo. Haz clic en Conservar las fichas de tu enlace o en Conservar las fichas propias de la estancia y confirma.

   Importante: El juego que no conservas se borra y no se puede recuperar.

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   Consejo: Casitana también te avisa en tus notificaciones: Maison Lavande: dos juegos de fichas de policía, ¿cuál es el correcto?.

Qué hacen tus huéspedes

1. Paso 21

   Quién se aloja

   Tu huésped abre el enlace en el móvil o en el ordenador y puede cambiar la página a inglés, español, neerlandés o francés. Comprueba las fechas de la estancia e indica cuántas personas de 15 años o más se alojan, con la nacionalidad de cada una. Un ciudadano francés, también quien tiene además otra nacionalidad, no necesita ficha, y la página no registra nada sobre él.

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2. Paso 22

   Una página por persona

   Para cada persona que no es francesa, tu huésped rellena una página: apellidos, nombre, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, domicilio habitual, teléfono móvil y correo electrónico.

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3. Paso 23

   Menores de 15 años

   Los menores de 15 años figuran en la página del adulto con el que viajan, con su nombre y su fecha de nacimiento, en lugar de tener una ficha propia. Quien tiene 15 años o más necesita su propia página. Cuando todas las personas de 15 años o más del grupo tienen la nacionalidad francesa, no hay ficha de adulto en la que incluir a un menor: la página pide entonces cada menor sin la nacionalidad francesa, y un adulto acompañante rellena la ficha propia del menor y la firma con su propio nombre.

4. Paso 24

   El aviso de privacidad

   Antes de firmar, tu huésped lee un aviso de privacidad: la ficha se conserva seis meses después de la estancia y luego se elimina, solo se muestra a la policía o a la gendarmería si la piden, y el huésped puede acceder a sus datos y corregirlos poniéndose en contacto contigo. Como la ficha es una obligación legal, no puede oponerse a que se conserve.

5. Paso 25

   Firmar y enviar

   Cada persona firma escribiendo su nombre completo, que debe coincidir con los nombres de su ficha, y tu huésped marca la casilla para confirmar que ha leído el aviso de privacidad. Después envía las fichas. Casitana no guarda la dirección IP del huésped. La estancia muestra entonces cuántas fichas se firmaron.

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Fichas firmadas

1. Paso 26

   La lista de fichas firmadas

   En la página Cumplimiento Francia, Fichas de policía firmadas muestra cada ficha que firmaron tus huéspedes: el nombre de la persona, la propiedad, las fechas de la estancia, los menores de 15 años que figuran en ella y la fecha a partir de la cual se elimina. Un menor de 15 años con ficha propia figura como Menor de 15 años, firmada por un adulto acompañante. La lista nunca muestra el contenido de la ficha; eso solo está en el PDF.

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2. Paso 27

   Descarga una ficha

   Haz clic en Descargar junto a una ficha para obtener su PDF. Cada descarga queda registrada en el historial de exportaciones.

3. Paso 28

   En Documentos

   Las fichas firmadas también aparecen en Documentos, en Fichas de policía. Haz clic en una para abrir su PDF. No son archivos que hayas subido, así que no se pueden renombrar ni eliminar allí: desaparecen solas al cumplir sus seis meses.

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Cuando la policía las pide

1. Paso 29

   Solo cuando las piden

   Entregas las fichas solo cuando la policía o la gendarmería las piden. No las envías a ningún sitio por tu cuenta, y Casitana tampoco.

2. Paso 30

   Exporta las fichas

   En la página Cumplimiento Francia, en Exportar para la policía, elige una propiedad o Todas las propiedades en Francia en el campo Propiedad, e indica la primera y la última fecha de llegada que cubre la petición en Llegadas desde. Haz clic en Descargar la exportación en PDF. Obtienes un PDF con una página por ficha.

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3. Paso 31

   Historial de exportaciones

   Cada exportación queda registrada. El titular de la cuenta las ve en Historial de exportaciones: cuándo, cuántas fichas, qué propiedad y qué fechas, y quién la hizo. Tus empleados no ven el historial.

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Cuánto tiempo se conservan

1. Paso 32

   Seis meses después de la salida

   Una ficha firmada se conserva seis meses después de la salida y luego se elimina automáticamente. Si cambia la fecha de salida, la fecha de eliminación cambia con ella. Cada ficha de la lista muestra la fecha a partir de la cual se elimina.

2. Paso 33

   Estancias canceladas

   Cuando se cancela una estancia, sus fichas se eliminan de inmediato.

3. Paso 34

   Tu propia copia

   Haz clic en Configuración y después en Privacidad y datos. En Eliminar la cuenta, aparece Tus fichas de policía de Francia mientras tengas fichas firmadas. Haz clic en Descargar fichas de policía (CSV) para obtener una hoja de cálculo con ellas. Al eliminar tu cuenta se borran las fichas, y Casitana no guarda ninguna copia.

Planes

1. Paso 35

   Starter y superiores

   Las fichas de policía de Francia forman parte del plan Starter y superiores. En Free, la página Cumplimiento Francia muestra lo que hace la función, y no se envía ningún enlace a tus huéspedes. Para cambiar de plan, consulta Elige un plan de pago.

2. Paso 36

   Si cambias de plan

   Pasar a Free no borra nada. Las fichas firmadas se conservan y se siguen eliminando al cumplir sus seis meses. Vuelve a Starter y las verás como antes.