Cómo funciona
Paso 1
Un enlace para todos tus huéspedes
El enlace es de la propiedad, no de una estancia, y no caduca. Todos los huéspedes de la propiedad abren el mismo enlace, eligen sus fechas de llegada y salida y rellenan el formulario. Casitana añade después el formulario a la reserva de esas fechas.
Consejo: Para una propiedad en España, puedes seguir enviando el enlace de una sola estancia: consulta Envía a tu huésped el enlace de registro.
Paso 2
Plan Starter y superiores
El enlace de registro forma parte del plan Starter y superiores. Con Free, la tarjeta muestra una breve nota y Ver planes en lugar del enlace. Para cambiar de plan, consulta Elige un plan de pago.
Crea el enlace
Paso 3
Encuentra la tarjeta
Abre la propiedad. En una propiedad en España, el enlace está dentro de la tarjeta Configuración de SES Hospedajes, en Enlace de registro de huéspedes. En una propiedad de otro país, Enlace de registro de huéspedes es una tarjeta propia en la página de la propiedad.
Conviene saber: ¿No ves la tarjeta? Comprueba que la propiedad tiene el país indicado: consulta Nombre, dirección y código de llave.
Paso 4
Crea y copia el enlace
Haz clic en Crear enlace. El enlace aparece con Copiar al lado. Es el mismo para todos tus huéspedes hasta que lo sustituyas.
Ampliar la capturaPaso 5
Crea un enlace nuevo, o desactívalo
Nuevo enlace sustituye el enlace: el antiguo deja de funcionar al instante, así que pega el nuevo en todos los sitios donde usabas el antiguo. Desactivar apaga el enlace: los huéspedes que lo abran ya no podrán enviar sus datos. Casitana te pide confirmación en ambos casos, y puedes crear un enlace nuevo cuando quieras.
Paso 6
Desde la visita de bienvenida
Cuando empiezas, la visita de bienvenida te ofrece este paso justo después de tus reservas, para tu primera propiedad. Crea allí el enlace y copia el mensaje, o elige Lo haré más tarde y vuelve a la página de la propiedad cuando quieras.
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Pégalo una vez en tus mensajes
La tarjeta tiene un mensaje ya escrito para cada plataforma, en el idioma de tu huésped, con el enlace dentro.
Paso 7
Copia el mensaje ya escrito
En Mensaje para tus huéspedes, elige la pestaña de la plataforma (Airbnb, Booking.com u Otra) y el Idioma del huésped: inglés, español, neerlandés o francés. Haz clic en Copiar mensaje.
Ampliar la capturaPaso 8
Airbnb
Pega el mensaje en un mensaje programado del anuncio, configurado para salir unos días antes de la llegada.
Conviene saber: Cómo funcionan los mensajes programados depende de Airbnb, así que comprueba allí que tus huéspedes lo reciben.
Paso 9
Booking.com
Añade el mensaje a los mensajes automáticos que Booking.com envía a tus huéspedes antes de la llegada.
Conviene saber: Booking.com puede pedirte que apruebes el enlace una vez en tu extranet antes de que tus huéspedes lo reciban.
Paso 10
Cualquier otro canal
La pestaña Otra tiene un mensaje para todo lo demás: tu correo de confirmación, WhatsApp o los mensajes de otra plataforma.
Qué rellenan tus huéspedes
El formulario del enlace depende del país de la propiedad.
Paso 11
En España: el formulario de SES Hospedajes
En España el registro de huéspedes es obligatorio (SES Hospedajes, Real Decreto 933/2021), así que el enlace abre el formulario completo de SES, con un pasaporte o documento de identidad por cada huésped. Casitana añade los viajeros a la reserva que coincide y los comunica a SES Hospedajes.
Conviene saber: Una reserva asociada automáticamente queda retenida hasta 12 horas, y nunca más allá de las 24 horas antes de la llegada, para que puedas hacer clic en Confirmar ahora o No es mi huésped antes de comunicarla. Si la llegada es en menos de 24 horas, no hay retención. Toda la parte española está en Un enlace para todos los huéspedes de una propiedad.
Paso 12
En Francia: la ficha de policía
En Francia cada huésped que no tenga la nacionalidad francesa rellena y firma una fiche de police. Con el enlace, el huésped indica el nombre de la reserva, las fechas y una ficha por cada huésped que la necesite; los adultos franceses solo indican su nombre; los menores de 15 años que no sean franceses siguen necesitando una ficha. Las fichas firmadas se añaden a la reserva y se guardan seis meses después de la salida, como las que se envían desde Cumplimiento Francia (Envía la ficha a tus huéspedes). Una ficha asociada automáticamente queda retenida hasta 12 horas, y nunca más allá de las 24 horas antes de la llegada: hasta entonces puedes hacer clic en Confirmar ahora o No es mi huésped. La ficha que llega por el enlace nunca cierra el formulario propio de la estancia: si el huésped también lo rellena, se conservan las dos y eliges qué juego es el correcto; el otro se elimina. Una reserva cuyo formulario propio ya está firmado no acepta una ficha por el enlace. Todos los pasos están en A través del enlace de registro.
Paso 13
En cualquier otro país: un formulario de llegada breve
Aquí el registro a través de Casitana es opcional, así que el enlace abre un formulario de llegada breve: el nombre, el correo y el teléfono del huésped principal, y el número de huéspedes. No pide ningún documento de identidad ni la nacionalidad.
Conviene saber: Lo que indica el huésped se guarda solo en la reserva. No se envía nada a ninguna autoridad.
Cómo llega un formulario a su reserva
Paso 14
Se añade solo, cuando es seguro
Casitana añade un formulario a una reserva por sí solo únicamente cuando la reserva está exactamente en las fechas que indicó el huésped, todavía no tiene datos del huésped y su apellido no contradice el nombre de la reserva. Casitana te avisa cuando lo hace.
Paso 15
Todo lo demás te espera
Un formulario que Casitana no puede añadir con seguridad te espera, con el motivo, hasta que elijas su reserva o lo borres: consulta Registros por revisar.
Paso 16
Las fechas cercanas son solo una sugerencia
Cuando las fechas del huésped se acercan a una reserva pero no coinciden, Casitana muestra esa reserva como sugerencia. Nunca le añade el formulario por sí solo: decides tú.
Paso 17
Los bloqueos del calendario pasan a ser reservas
Cuando un formulario se añade a fechas importadas del calendario de tu plataforma de reservas, Casitana convierte ese bloqueo en una reserva con los datos del huésped. Sobre el calendario importado, consulta Sincroniza tu calendario con Airbnb, Booking.com, Vrbo y otras plataformas.
Registros por revisar
Cada formulario que Casitana no añadió por sí solo a una reserva se convierte en una tarjeta que te espera. Hasta que elijas una reserva, no cambia nada en ninguna reserva.
Paso 18
Dónde esperan
Tu panel los muestra en Registros de huéspedes por revisar, para todas tus propiedades. En una propiedad en España, están también en Cumplimiento España, tras Abrir SES Hospedajes (La bandeja de la pestaña SES). En una propiedad de otro país, están en la página de la propiedad, debajo del enlace.
Ampliar la capturaConsejo: Casitana también te avisa en tus notificaciones, por ejemplo Casa Sol: un registro de huésped necesita una reserva.
Paso 19
Ninguna reserva en esas noches
Registro sin noches ocupadas significa que ninguna reserva ni ningún bloqueo del calendario cubre las noches que indicó el huésped. Quizá la reserva aún no está en Casitana, o el huésped se equivocó de fechas. Añade la reserva y elígela, o pide al huésped que vuelva a enviar el formulario con las fechas correctas y borra este.
Ampliar la capturaPaso 20
Cerca de una estancia
Cerca de una estancia, en otras fechas significa que las fechas del huésped están cerca de una reserva, pero no son las mismas: una noche de diferencia, por ejemplo. La tarjeta indica la estancia más cercana y pregunta si es el mismo huésped. Si lo es, elige esa reserva.
Ampliar la capturaPaso 21
Otros motivos
Registro pendiente de una reserva indica por qué Casitana no añadió el formulario por sí sola, por ejemplo El nombre no coincide con el huésped de la reserva, La reserva de estas fechas está cancelada o La asignación automática está en pausa para este alojamiento.
Paso 22
Elige una reserva, o borra el formulario
Haz clic en Elegir una reserva para ver tus reservas a menos de una semana de las fechas del huésped, y elige una. Si esa reserva ya tiene datos del huésped, Casitana te pregunta antes de sustituirlos. Desechar borra el formulario.
Consejo: ¿La reserva no está en la lista? Añádela primero y vuelve a la tarjeta.
Paso 23
Formularios que Casitana añadió por sí sola
En una propiedad en España, un formulario que Casitana añadió por sí sola queda retenido antes de comunicarse: aparece en Pendientes de tu confirmación, con Confirmar ahora y No es mi huésped. Consulta La bandeja de la pestaña SES. El formulario corto de check-in se añade enseguida y Casitana te avisa: no se retiene nada, porque no se envía nada a ningún sitio.
Límites de seguridad
Paso 24
Cinco asociaciones automáticas al día
Casitana añade por sí solo como mucho cinco formularios al día por propiedad. Después se detiene hasta el día siguiente y te avisa, y los demás formularios te esperan.
Paso 25
Los formularios sin asignar se borran
Un formulario que nunca llega a una reserva se borra 14 días después de la fecha de salida que indicó el huésped, o 60 días después de su envío si eso ocurre antes. Casitana te avisa tres días antes.
Paso 26
No es tu huésped
No es mi huésped deshace solo lo que trajo el formulario, y solo lo que sigue tal como lo dejó. Se borran los viajeros que creó el formulario, y los datos del huésped que escribió en la reserva se vacían, salvo que alguien los haya cambiado desde entonces. Lo que se añadió o cambió después, por ti o por tu huésped, se queda, como los viajeros del formulario SES de la propia reserva o un teléfono que corregiste.
Conviene saber: Una vez comunicado algo a SES Hospedajes, ya no se puede quitar de esta forma. Si el formulario sustituyó a viajeros que ya estaban en la reserva, Casitana no puede deshacerlo por sí sola: corrige tú la reserva.